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En realidad, tan pronto como se ha tomado una decisión, nace
la necesidad de organizar instalaciones y recursos para que se alcance
eficazmente el objetivo. Esto exige otras planificaciones y otras decisiones
respecto de como puede establecerse la mejor organización para el logro de esos
fines.
NATURALEZA DE ORGANIZACIÓN. Desde el momento
en que los hombres comenzaron a trabajar en equipo para alcanzar un fin común,
se hizo necesaria la organización. Esto nace de la necesidad de encontrar las
formas mas eficaces para lograr hacer algo. Cuando varias personas colaboran en
determinada actividad, alguien debe hacerse cargo de ella y asumir las
responsabilidad. El proceso de organización ayuda a lograr que el esfuerzo
cooperativo sea eficaz gracias a la determinación de las relaciones internas que
ponen en claro las líneas de autoridad, la orientación del trabajo y los
conductos de información. Algunos aspectos del proceso ayudan a que se comprenda
la naturaleza de lo que sucede cuando se organizan o reorganizan operaciones del
trabajo.
DIRECCIÓN. En este manual pondremos especial
atención a los métodos del supervisor para "dirigir" las operaciones del
trabajo. Para los fines de nuestra exposición, la palabra dirigir la
utilizaremos en el sentido de comunicar decisiones, ordenes, orientaciones,
instrucciones u otra información, a subordinados. La palabra "subordinados" la
empleamos para identificar a quienes rinde informes a un supervisor y que están
bajo la dirección de este. El subordinado puede, a su vez, trasmitir información
a otros que le rinden informes. Cuando el supervisor da instrucciones, se esta
comunicando con sus subalternos dentro de la organización.
COMO DAR INSTRUCCIONES. Aunque el supervisor
puede complementar la dirección del trabajo valiéndose de varios medios, sobre
todo debe confiar en el poder de la palabra. Todos los supervisores han
tropezado con dificultades para lograr que los empleados comprendiesen lo que se
les quería decir. Las dificultades de comunicación tienen su origen en varias
razones.
1.- Las palabras encierran significados distintos para personas diferentes.
2.- Las palabras pueden utilizarse incorrectamente.
3.- Las palabras pueden no haberse escrito u oído claramente.
4.- Las palabras quizá sean inadecuadas para t2ansmitir su pleno significado.
Es necesario poner gran cuidado en evitar estas dificultades.
COORDINACIÓN. Para asegurar la acción eficaz
de los empleados, debe prestarse atención a la relación que cada proceso, tarea
o actividad guarda con los demás. Una vez empezada, la actividad de trabajo debe
fluir sin obstáculos, sin fricciones, sin acciones inútiles y la menor cantidad
de demoras posibles. Esto se logra mediante la coordinación. La coordinación
representa las acciones emprendidas para asegurar que la corriente de trabajo
tenga su tiempo debidamente fijado, que todas las operaciones encajen
debidamente unas con otras y que existan relaciones armoniosas entre todos los
aspectos de la operación del trabajo. La coordinación de esfuerzos y labores
dependen del grado en el que el trabajo este bien planificado y organizado. Es
muy importante que a cada uno de los empleados se les den instrucciones claras
acerca de como y cuando tiene que cumplir con su parte de trabajo. También el
supervisor tiene que ejercer su vigilancia para que logren resultados
satisfactorios.
LA SUPERVISIÓN Y LA COORDINACIÓN. El
supervisor también debe tener muy presente que la coordinación no es algo aparte
de las demás actividades de las demás actividades de supervisión. Para un
funcionamiento uniforme y sin tropiezos son necesarios una planificación
cuidadosa, buena organización, direcciones claras y controles adecuados ; pero,
todo esto puede fallar debido a la falta de armonía y a la falta de equipo. La
falta de coordinación puede hechar a perder los mejores planes de la mejor
organización. Todos estos procesos y su funcionamiento son recíprocamente
dependientes. (Articulo enviado por: Felix . G. Nufio
G. Email: felixgng@yahoo.com) |
