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 Sistemas de Informacion y la Logistica.
Al igual que cualquier empresa en este nuevo mundo y milenio digital, en nuestro
país las empresas competitivas serán las que definan y desarrollen su eficiencia
sobre la base de la velocidad de respuestas a todas sus necesidades tanto
internas, como externas, las que conozcan y dominen su plataforma de
información, las que sean capaz de flexibilizar e integrar cada situación
(nuevas regulaciones, resoluciones, emisión de información empresarial, emisión
de información estadística, entre otras) a este activo sistema de información
que constantemente es cambiable a cada momento y con cada decisión, Bill Gates
“visualiza los sistemas de información de la empresa como un sistema nervioso,
parecido al del cuerpo humano, donde ante una acción, existe una reacción”, es
por ello que el resultado de los sistemas empresariales estará acentuado por el
uso de la tecnología digital y sus aplicaciones en este ámbito, será el manual
de trabajo de la empresa. Conceptualmente, se puede definir un canal de
distribución como “el conjunto de intermediarios relacionados entre sí que
cubren la distancia entre proveedor y cliente, añadiendo valor a la transacción
en términos de lugar, tiempo y posesión”.
Parte de este escenario, y con un gran peso de acciones en la toma de decisiones
en la empresa, lo forma la logística de distribución, fundamentalmente las
comercializadoras e importadoras las cuales necesitan canales digitales de
información interempresariales para su eficiente gestión, enmarcada en el
indicador fundamental de resultado la velocidad de respuesta a las necesidades
del consumidor final, donde en muchos procesos dentro de la cadena de gestión
está determinada por actividades innecesarias pero regulatorias de alguna
resolución o regulación estatal. Hoy en día las herramientas y aplicaciones de
informática e información para el desarrollo de la plataforma de información
representan un potencial de progreso importante para dominar el comportamiento
de la cadena logística, incluso más allá de las fronteras de la empresa; las
empresas deberán tomar acciones en la gestión de estos procesos con la
aplicación de la tecnología digital con el objetivo de crear un modelo de
organización digital (plataforma web) que simplifique las actividades de estos
procesos, a partir de la fluidez, flexibilidad de la información y la
comunicación entre todas las áreas tanto internas como externas de la empresa.
En nuestro entorno para brindar la eficiencia y la calidad de los servicios,
para crear este modelo de organización digital, que demande a partir de sus
necesidades resultados debemos emplear Internet, ahora no debemos confundir, es
tener acceso a internet como vía para acceder a un sistema creado por la empresa
a partir del diseño de su flujo de información, personalizable a sus necesidades
y flexible a los cambios del entorno, Internet no uniformiza y homogeniza los
ordenadores de sus nodos, sino que integra los existentes y promueve la
aparición de servidores especializados y su compartición con las áreas
involucradas; tenemos que ampliar nuestra tradicional visión de cadena de
materiales o productos, para prestar un servicio a costos razonables, hay que
desarrollar lazos, redes o mallas digitales que entrecrucen las cadenas de
colaboración de nuestras empresas, integradoras y especializadas, con recursos
compartidos en este Modelo de Organización Digital.
O sea, cada empresa pertenece a una o varias cadenas de suministro y de su
actuar en este entorno a partir de cada regulación, resolución, diseño de
operación, procedimiento, o instrucción empresarial, ministerial, o estatal, y
de su desempeño propiamente en este contexto, definirá en cada actividad y
momento de esta cadena sus resultados, sin embargo nos perdemos, no
visualizamos, no entendemos esta relación, no la tenemos en cuenta, no la
explotamos, en fin no la reconocemos como estrategia, y menos como valor
estratégico y social, ¿cómo nos integramos?, ¿cómo sincronizar sus operaciones
entre ellas, sin generar altos costos, sin trasladarlos a ningún lugar de esta
cadena, y menos trasladarlo al consumidor final; que tanto necesitamos
administrar estos eslabones?, depende de varios factores, depende del diseño de
la información, de la utilización y aplicación de la tecnología digital como vía
de competitividad y eficiencia, existen varias dimensiones a considerar
partiendo de la complejidad, integralidad y longitud de la cadena, lo que hace
más complejo definir y diseñar las relaciones entre nuestras empresas.
Desarrollar las relaciones en cada eslabón de esta cadena, impone la necesidad
de romper con la antigua estructura empresarial de resultados
aislados, pensar como cadena integrante en cada
uno de los eslabones y actividades de la misma, y en cada eslabón pueden ser
diferentes las relaciones, y es donde radica la clave: Definir los tipos de
Relación y las Estrategias que nos distinga en nuestro servicio, que permitan
ventajas competitivas en cada actividad y relación de esta cadena. Para definir
esta interrogante es indispensable tener bien claro y conocimiento explícito de
¿Quiénes son los miembros de esta cadena?, ¿Cómo es la estructura de esta
cadena?, y ¿Cuáles son los procesos, flujos de materiales, información,
decisiones, transacciones monetarias?
Por que no hemos creado alianzas colaborativas, al menos como principio para
fundamentar y consolidar información referente a resultados globales en nuestro
país, no nos hemos detenido a valorar las ventajas de este diseño, porque nos
relacionamos solo con relaciones monetarias entre nuestras empresas, porque no
identificamos quienes integran nuestra cadena, porque no saneamos el flujo de
información de nuestra cadena y acabamos con la dualidad y almacenaje de
información retorica en cada una de nuestras empresas, porque no creamos un
modelo de organización digital de forma conjunta entre nuestras empresa que
integren esta cadena. Por ejemplo, vemos que, y es mi experiencia actual, y
además muy fácil de identificar quienes integran la cadena de distribución de
materiales para la construcción en nuestro país: - Las empresas importadoras del
MICONS (MATCO e IMECO) las cuales deberán establecer alianzas con sus
Proveedores, estos a su vez con los Productores, seguido por la Comercializadora
del MICONS (Escambray) que deberá establecer alianzas con el Transportista (ENOC,
TRANSMATCO), y con el consumidor final La OBRA. Porque no desarrollar un paquete
por decirlo de alguna forma basado en relaciones de alianzas entre cada
integrante de esta cadena, esto es algo demostrable en este nuevo mundo y
milenio digital.
“Mientras que la visión vertical de un Canal de Distribución corresponde a
decisiones tácticas u operativas, la visión horizontal de la Cadena de Valor
corresponde a decisiones estratégicas (colaborativas)”.
Tenemos que reconocer los esfuerzos del BNC en su interés por el empleo del e-comerce
y que la respuesta a este esfuerzo en general es satisfactoria y los empresarios
contactados para que comiencen a tener presencia en la Internet han respondido
positivamente al impulso que hemos tratado de dar al uso comercial de Internet.
Ahora con la situación antes mencionada el mercadeo virtual a la larga siempre
llega a transar materiales físicos, manipularlos, transportarlos, esto es
planificar y hacer la entrega de productos comercializados por cualquier medio
incluida la Web de la Internet. “Esto significa que alguien debe encargarse de
brindar el soporte logístico necesario para automatizar el envío, facilitar el
proceso del embarque y hacer la entrega. Es indispensable que el consumidor
final pueda conocer en cualquier momento donde está el producto enviado”, lo
anterior formará parte de la integralidad y diseño del modelo de organización
digital en estas empresas, lo que se hace necesario tomar acciones para diseñar
este modelo que integre la solución a enfrentar en esta nueva etapa de
desarrollo empresarial. Somos testigos que en la actualidad la experiencia,
crecimiento y desarrollo del comercio electrónico y la presencia de las empresas
en la Web de Internet es una realidad.
En uno de los textos de Bill Gates, “Los Negocios en la Era Digital”, 1999,
plantea las características fundamentales que deberán tener las empresas del
futuro, y enmarca la situación para introducirse en esta era a través de 12
acciones claves que deberán implementar las empresas, que quieran seguir siendo
competitivas y eficientes en cualquiera de sus ámbitos; el propósito de esta
parte del documento a partir de estas acciones es personalizar e interiorizar
las acciones a tomar en nuestras empresas, con las características de nuestro
mercado, a partir de la situación actual y de interiorizar en cada una su
importancia, tomando como base el diseño de un análisis comparativo con este
compendio de acciones, enumeradas y desarrolladas en su contexto futuro con el
objetivo de desarrollar objetivos y estrategias que nos sitúen como empresas de
esta era de la tecnología digital.
Acción No. 1. Logre la comunicación a través del correo electrónico, mensajería
instantánea, la web corporativa, FTP, entre otros.
Esto ofrecerá una de las mayores ventajas en la información para su obtención de
manera más rápida, confiable, eficiente y completa; la inclusión de nuestras
empresas a la obtención de estos servicios centralizados y ofrecidos por ETECSA
a partir de la aprobación de regulaciones y resoluciones a los efectos de
seguridad y certificación en la redes de nuestras empresas, la implementación de
estas solicitudes definen el empleo de los servicios digitales de la
información, lo preocupante en este sentido es la capacitación y adiestramiento
de los usuarios en el empleo de estos medios digitales, capacitar a nuestros
trabajadores a comunicarse y aplicar estas ventajas como medio de trabajo, para
que la información siempre sea clara; la acción de lectura obliga a los
diferentes integrantes de la organización a atender el asunto de manera personal
y pertinente.
Acción No. 2. Conozca los resultados de su empresa tanto cuantitativamente, como
cualitativamente, no conocer la situación actual de la empresa a partir de sus
resultados estadísticos, provocará que se tomen decisiones erradas.
En este sentido las empresas requieren conocer sus números de manera inmediata,
lo que requerirá medios digitales, a partir del empleo de la Web Internet y la
aplicación de la Web Corporativa (Modelo Organización Digital), lo cual
garantizará que las actividades de la empresa tengan siempre congruencia lógica
con la situación real de sus ventas, flujo de caja, cuentas por cobrar, y pagar,
entre otras, para así tomar decisiones acertadas en cuanto a una acción a
acometer, el empleo de la estadística, sobre todo las técnicas de proyección del
comportamiento estadístico, serán fuentes a aplicar en la toma de decisiones
sobre la base del conocimiento; plantea Bill Gates, “ Tengo una convicción
sencilla pero firme: la manera en que se capte, administre y utilice la
información determinará las pérdidas y las ganancias”, por tanto las empresas
que utilicen los medios digitales para el funcionamiento de sus gestiones,
tomarán decisiones con mayor seguridad y rapidez, y por tanto hallarán vías
positivas de contacto directo con sus clientes, esto le permitirá ejecutar sus
acciones, operaciones, actividades, procesos, con la brevedad del pensamiento,
condición clave de éxito para esta nueva etapa y milenio en nuestras empresas.
Acción No. 3. Brinde información a todos los niveles. Un error común entre las
empresas es que la información sólo suele fluir en los niveles altos, de forma
tal que los trabajadores de mandos medios y personal operativo desconocen datos
que requieren para poder hacer su trabajo en forma más eficiente.
Los trabajadores que necesitan ser precisos en sus contenidos y actividades de
trabajo, y suelen tomar decisiones inmediatas, es necesario que tengan acceso
inmediato a la información (comerciales, gestores información, por ejemplo),
incorporar una red de información a través de un sistema digital, donde todos
los trabajadores pueden saber el comportamiento de sus acciones en el tiempo de
forma inmediata y rápida, incluso en el momento en que se está desarrollando,
será la herramienta de administración que necesita nuestras empresa, a partir de
tener concebido la formación y adiestramiento al puesto de trabajo del
trabajador, lo cual generará una fuente de seguridad y confiabilidad en la toma
de decisiones de la empresa.
Acción No. 4. Forme una cultura de cooperación. Es recomendable generar una
cultura de aportación de ideas y colaboración en la toma de decisiones.
Utilizar e implementar las herramientas digitales para mantener informado a los
trabajadores, pedirles sus opiniones, criticas, desviaciones de las actividades
que desempeñan, ideas, sugerencia; es fundamental que nuestros trabajadores
conozcan y se sientan familiarizados con la empresa y su actividad fundamental,
que los empresarios conozcan de ellos y que se pueda entablar temas de discusión
que eleven la capacidad, el deseo, la iniciativa y el nivel cultural de la
organización. ¿Cómo desarrollaremos esta acción?, Como inmiscuiremos a nuestros
trabajadores en la problemática de nuestra empresa?, ¿Cómo incentivamos a
nuestros trabajadores en la participación activa y el funcionamiento de nuestra
empresa?, pues haciéndoles partícipes de los resultados de la empresa, de su
problemática, de las desviaciones en el comportamiento funcional de la empresa,
activando un sistema de incentivo salarial acorde a su participación dentro de
las funciones y objetivos de la empresa, ¿cómo logramos mostrar estas
definiciones?, pues sencillo a partir de un sistema de información digital que
culturice a la organización sobre la base del empleo sistemático en las
funciones de trabajo de cada trabajador, el cual mostrará el comportamiento de
sus resultados en cada momento.
Acción No. 5. Desarrolle una oficina sin papel. Plantea Bill Gates, “Recomienda
dejar de ser una organización que trabaja con grandes cantidades de papel cuando
existen ya formatos electrónicos”.
Nuestras empresas deberían de desarrollar un sistema nervioso digital que les
provea de la información necesaria para mantener el mercado que atienden en
cuanto a su servicio, las regulaciones y resoluciones imperantes ponen en
práctica una oficina con mucho papel, todo lo contrario a la tendencia de hoy de
poner en práctica la oficina sin papel, o sea la eliminación paulatina del
soporte papel, la disminución en la utilización de este soporte reduce coste,
pero lo más importante disminuye el tiempo de espera en los análisis
empresariales, y en los márgenes de errores, además que implica una menor
utilización de trabajadores, recordar que la competitividad y eficiencia se
medirá de acuerdo con la velocidad de respuesta.
Acción No. 6. Desarrolle una empresa inteligente.
Algunas de nuestras empresas tienen actividades y funciones muy especificas para
cada uno de los trabajadores, esto define en el hombre monotonía, rutina de
trabajo, sin contar que si falta el trabajador, no se sabe quien haría sus
funciones de trabajo, esto nos denota la medida de trasladar según el área de
trabajo a nuestros trabajadores por diversos puesto, de esta forma se contará
con trabajadores calificados y motivados en sus funciones, esto acoplándolo con
la tecnología digital en la simplificación de las actividades y procesos en la
empresa, le dará fluidez a la información y comunicación tanto interna, como
externa entre todos las actividades y procesos en la cadena. O sea la aplicación
e implementación de un sistema digital (Web) habilitará la posibilidad de
conocimiento a nuestros trabajadores, a partir de la información a compartir
dentro del sistema, lo desarrollará y elevará el coeficiente intelectual
corporativo de nuestras organizaciones, con la creación de métodos y
procedimientos en la red, atractivos a los trabajadores, se contribuirá al
desarrollo paulatino, constante y acelerado de programas y proyectos con el uso
compartido del conocimiento, siempre y cuando nuestros directivos sepan guiar a
la mejora y desarrollo del flujo de información en nuestras empresas. Cuanto más
habilidades sepamos impregnar a nuestros trabajadores en las funciones, métodos,
procedimiento, utilización de la tecnología digital, conocimiento de la
organización, entre otras, y creemos primero que todo un plan de conocimiento
compartido con todos ellos sobre los aspectos anteriores, estaremos
contribuyendo con nuestra función empresarial y social a crear y formar una
empresa más inteligente, ¿por qué no dar los primeros paso para crearla?. Si no
empleamos nuestras habilidades para pensar que se puede, para interiorizar que
el conocimiento es la rueda que mueve nuestras acciones para pensar crítica y
creativamente, para informar y comunicar ideas, conceptos, podemos estar
desarrollando y construyendo sobre el mar la visión de nuestras empresas.
Acción No. 7. Desarrolle una retroalimentación digital. Uno de los principios
básicos del desarrollo de una empresa está íntimamente relacionado con la
retroalimentación de los procesos.
Es importante que los trabajadores entiendan muy claro las visiones y misiones
de nuestras empresas, que además sepan que piensa el externo (los clientes,
proveedores, la sociedad, etc.) de nuestros servicios o productos, esto se
definirá a partir de hacerle conocer continuamente estas valoraciones, que mejor
herramienta que el empleo de un sistema de información digital, que establecerá
una retroalimentación clara, que le ayude en la toma de conocimiento, decisión y
revaloración de sus metas. La retroalimentación permite el control de un sistema
y que el mismo tome medidas de correctivas en base a la información suministrada
y por supuesto retroalimentada.
Acción No. 8. Escuche a sus clientes. Los consumidores y clientes de la empresa
son quienes hacen que su empresa logre el éxito.
Conozca la opinión y sugerencia de los clientes satisfechos, los inconformes y
hasta los que no le conocen, nuestros proveedores, entre otros, no hay mejor
forma que registrar lo que se escucha, analizar lo que dicen, y hacen, ubicarse
en su posición y brindarles una solución a sus necesidades, esto incrementará y
profundizará las medidas que debemos acometer para aplicar las acciones
correctivas necesaria(s) para eliminar las causas de la inconformidad. La
tecnología digital le da esta información de manera oportuna; del mismo modo, el
cliente obtendrá una respuesta inmediata a sus dudas y consultas sobre la
empresa y el producto, la aplicación de encuestas online, técnicas estadísticas
y de comportamiento grupal a partir de la implementación de la tecnología
digital generará las estrategias consolidadas para enfrentar el mercado y sus
necesidades.
Acción No. 9. Organice su empresa. Internet le brinda la posibilidad de
optimizar sus procesos, conocer las habilidades de sus colaboradores y detectar
los niveles de competencia que requieren sus trabajadores para redefinir todas y
cada una de las actividades y puestos.
¿Quién organiza, controla y diseña los proceso(s) en nuestras empresa(s)?, para
optimizar los procesos, ante todo debemos conocer a profundidad el
funcionamiento de la empresa, con información de cada proceso sabremos cómo
desarrollar el trabajo de forma óptima, siendo las tecnologías digitales (de
información) una herramienta fundamental en este aspecto. Todo proceso,
actividad e instrucción en una organización tiene un desvió estándar que debe
ser pronosticado a partir del diseño de los proceso en la empresa, los cuales
trabajan con el nivel de servicio deseado a prestar según las condiciones del
mercado, lo cual debe ser considera(do) para su implementación, al emplear las
tecnologías digitales (de información) podemos definir los intervalos y los
puntos de control de cada proceso necesario, para asegurarnos de su nivel de
calidad y resultado, y poder determinar además las acciones a desarrollar a
partir de sus desviaciones. Usar las tecnologías digitales (de información)
facilita la obtención permanente de los flujos de información que muestran las
distintas variaciones en los datos, con cambios de algunas variables propias del
proceso.
Acción No. 10. Genere una cultura just in time. Si la velocidad de respuesta
será la pauta de competitividad en el nuevo milenio, será necesario que los
empleados estén conscientes de ello. Prepárelos para un cambio cuyos resultados
tendrán que darse en un tiempo récord.
Actualmente existen muchos conceptos, y teorías empresariales de organización y
modelación, que son vistos como alternativos a las empresas que desean reducir
costos y tiempos de respuestas fundamentalmente. Todas estas aplicaciones o
herramientas son de utilidad y práctica mundial para cualquier empresa, y sus
bases son factibles de adaptarse a todo tipo de organización, su principio
básico es la transformación cultural, fundamentado con un enfoque de alta
calidad, eficiencia y mejora continua.
Acción No. 11. Elimine a los intermediarios. El contacto directo con los
clientes le brinda a las empresas la posibilidad de conocer al consumidor,
además de que puede obtener información veraz e inmediata. Los intermediarios no
serán necesarios si usted empieza a comercializar sus productos a través de
Internet. Las ventajas de este tipo de comercialización serán la velocidad de
respuesta y el servicio directo que podrá ofrecer a sus consumidores.
Acción No.12. Apoye a sus consumidores en sus problemas. El servicio, adicional
a la capacidad de respuesta que usted tenga ante sus consumidores, serán los
elementos que generarán clientes leales que apuntalarán el éxito de su empresa.
Una de las mejores maneras de apoyar a sus consumidores y clientes es a través
de Internet, un medio que permite que el propio interesado resuelva sus
problemas.
Se hace evidente y palpable la afirmación de que la información es fuente de
desarrollo empresarial, y de su importancia con la aplicación de las tecnologías
digitales, por tanto no debemos permanecer al margen de los avances en la
informática. Los éxitos y fracasos de nuestras empresas, indican que se deberá
aunar esfuerzos continuos que deben concentrarse en implementar sistemáticamente
estrategias y objetivos flexibles e integradores. Debemos entender que los
clientes son los evaluadores de la calidad porque tienen la facultad de
seleccionar qué productos o servicios deben adquirir, y que los actores de este
escenario son nuestros trabajadores. La calidad de un producto o servicio es el
resultado de un proceso que integra a todos los miembros de la organización de
diseño, desarrollo, producción, comercialización y asistencia técnica desde su
venta y hasta el fin de su vida útil, incluyendo su disposición final.
Autor: MSc. Ing. Santiago Ulloa López
Ciudad de la Habana, Cuba, 08 de Agosto del 2007. [ Equipo
arquitectura y construcción de
ARQHYS.com ].
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