Se le llama oficio al tipo de documento que se elabora con la finalidad de enviar un comunicado oficial a un receptor o destinatario en específico, el cual puede ser emitido por entidades de carácter público o privado. Anteriormente, las instituciones públicas eran las únicas que validaban de manera oficial a este documento, sin embargo, en la actualidad las empresas particulares también lo hacen.
El oficio se compone, por lo general, de una o dos páginas, tomando en cuenta los datos que se quieran dar a conocer. Al mismo tiempo, lo usual es que el tamaño del papel usado para hacer el oficio sea una carta, cuyas medidas son 21,59cms x 27,94cms), pero esto no quiere decir que también se escoja el formato oficio con medidas de 21,59cms x 35,56cms, así como también el A4 de medidas 21cms x 29,7cms.
INDICE DE TEMAS
Partes del Oficio
Membrete
Es la primera parte del oficio, todas las empresas lo tienen y es de gran importancia.
Año
Denominación que se coloca en el oficio para especificar el año actual en el cual es redactado el documento.
Lugar y fecha
En esta parte se redacta el lugar desde donde se envía el oficio, añadiendo el día, el nombre del mes y también el año.
Numeración
En la numeración se colocan tres informaciones, similar al memorándum: la palabra oficio se escribe en mayúsculas, luego se pone el número de expedición, se separa usando una línea oblicua para escribir, en letras mayúsculas también, las siglas de la oficina de procedencia. Posteriormente, se separa de nuevo con una línea oblicua y entonces se coloca el año en curso.
Destinatario
Parte compuesta de cuatro líneas o más, de acuerdo a lo que se necesite. Se redacta el nombre completo, junto al cargo y también el lugar del individuo a quien está dirigido el oficio.
Asunto
La palabra ASUNTO es escrita en mayúsculas, luego se colocan dos puntos y en resumen se especifica el mensaje de texto de forma clara. el cual será explicado en el cuerpo.
Referencia
Se utiliza sólo cuando se requiere hacer mención de la numeración del documento que se ha recibido anteriormente, el cual se usa para responder en el oficio que se está redactando. Dicha palabra es escrita, de igual manera, en mayúscula y es colocada debajo del asunto. En ocasiones, esta parte es empleada también para mencionar resoluciones, decretos, convenios o directivas.
Texto o Cuerpo
Parte central en la que se expone el mensaje de manera precisa, clara y muy breve.
Despedida
Se redacta demostrando cortesía y amabilidad.
Firma
Está rúbrica se escribe a mano.
Posfirma
El nombre y apellido de la persona que ha firmado el oficio se coloca en esta parte. Asimismo, se añade el cargo que desempeña y el sello respectivo.
Iniciales
Son las iniciales del remitente escritas en mayúsculas, mientras que las iniciales de la persona que hizo la mecanografía del documento se colocan en letras minúsculas.
Anexo
Parte en la que se expone la documentación adjunta, tales como revistas, catálogos, programas, tarjetas, entre otros. El anexo se define como una página compuesta de informaciones que se utilizan como soporte enciclopédico, agregando datos que se relacionan a artículos, sin ser artículos en ellos mismos. Esta clase de páginas hacen uso del espacio en el que se coloca el nombre específico Anexo y son categorizadas con el mismo nombre: Anexos.
Distribución
Parte que se incluye en los oficios múltiples, se compone de las dependencias y las personas a las cuales se dirige el oficio.
Tipos de Oficio
Oficio exterior
Corresponde a los documentos que los organismos expiden al público en general o a las entidades privadas que son ajenas al gobierno. En las empresas, se emiten a todo aquel que no forme parte de la misma sucursal o compañía.
Oficio interior
Se usa en un ambiente interno, movilizándose en una oficina gubernamental. En las corporaciones, el oficio interior se mueve a lo interno de la compañía.
Oficio múltiple
Tiene la misma estructura que la de un oficio simple pero se dirige a distintas personas al mismo tiempo, haciendo que su redacción sea más universal. Esto con la finalidad de que todos la puedan comprender y no sólo una persona en específico.
Oficio directo o simple
Comunicado emitido a una sola persona o institución en particular, por lo general se le llama titular. Si es expedido por una institución gubernamental, dicho documento posee validez oficial: pero si es una institución empresarial la que lo emite, este entonces tiene validez empresarial.
Algunos oficios poseen validez oficial sin ser emitidos por el gobierno, esto sucede con los oficios extendidos mediante bancos o instituciones de crédito, como también oficios escolares de instituciones privadas, etcétera.
