El concepto de organización podemos definirlo como un proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de personas. En la organización cuando se cambia una estructura se afecta directamente a toda la organización, ya que sus efectos repercuten en los niveles horizontal y vertical del organigrama. Por ello, en una propuesta de reestructuración tienen que fundamentarse sus causas y su área de influencia. En este caso podemos encontrar dos tipos como la interna y la externa:
Internas:
- Necesidad de incrementar la rapidez de respuesta.
- Lentitud en el flujo de recursos económicos.
- Cambio de estrategia.
Externa
- Cambio en la situación del mercado.
- Presión de la competencia.
- Modificación de las condiciones económicas del país.
En la reestructuración de una organización de trabajo debe efectuarse en forma ordenada y conforme a un proyecto de estudio basado en los siguientes elementos:
Metodología.
- Planeación: determina los lineamientos generales de la reorganización, garantizando la cobertura de los factores prioritarios que inciden en el funcionamiento de la organización.
- Instrumentación: Esta consiste en seleccionar y aplicar las técnicas de acopio de información viables en función del alcance y la forma de cobertura de la reorganización, para lo cual deben considerarse las técnicas por emplear, la forma de integrar la información y la revisión de contenidos de acuerdo con las prioridades establecidas.
- Análisis de la información: esta examina los componentes organizacionales según su naturaleza, relación, interdependencia y ubicación en la estructura.
- Implantación: esta transforma los criterios acordados en acciones específicas, para poner en practica opciones viables al cubrir necesidades en orden y tiempo.
- Seguimiento y evaluación: analiza el comportamiento de los cambios mediante mecanismos de información que comprueban y cuantifican las condiciones de desempeño y la calidad de los resultados.
En los mecanismos de estudios, el tomar la decisión de emprender un proceso de reorganización recae en un órgano colegiado, el cual no solo es responsable de su ejecución, sino que constituye en su principal promotor. Estas funciones suelen asignarse normalmente a un comité de decisiones o un equipo técnico que se integradas así:
- En el sector privado: el director o gerente general. En el sector público se compone por:
- En el ámbito central: el subsecretario de planeación
- En el ámbito paraestatal: el secretario estatal responsable de la administración
Cabe destacar que tanto como en el sector privado como en el publico la responsabilidad del cambio organización puede asignarse a una unidad de organización y métodos. Las acciones que desempeñan este equipo técnico permitirán:
Fijar los objetivos que se pretenden alcanzar
- Determinar las estrategias por seguir
- Dirigir y supervisar las tareas.
- Elaborar un proyecto final.
Entre las técnicas más idóneas para la preparación y realización de un cambio en la organización se encuentran:
- Organigramas
- Cuadros de distribución del trabajo
- Mapas de procesos
- Diagramas de flujo
- Normas de calidad aplicables
En los principios de la organización podemos encontrar:
- Departamentalización: este implica la especialización del trabajo de acuerdo con el lugar, producto, servicio, cliente o proceso que resulta de una división o combinación del personal, las operaciones y sus actividades en grupos o unidades relacionadas entre sí.
- Jerarquización: esta establece líneas de autoridad (de arriba abajo) a través de los distintos niveles y delimita la responsabilidad de cada empleado ante un solo superior inmediato. Esto permite ubicar las unidades administrativas respeto de las que se subordinan a ellas en el proceso de la autoridad.
- Línea de mando: estas líneas se relacionan íntimamente con la jerarquización ya que simbolizan el enlace entre las unidades y constituyen el elemento estructural de los organigramas, ya que representan gráficamente la delegación de autoridad mediante niveles jerárquicos.
- Autoridad: es la facultad de dirigir acciones, tomar decisiones y girar ordenes para que se realice alguna actividad o se acate una decisión. También se puede decir que es la capacidad que tiene el responsable de un órgano para lograr que sus subordinados hagan o dejen de hacer algo, lo cual implica necesariamente el ejercicio del mando.
- Responsabilidad: es la exigencia que tiene todo individuo u órgano administrativo de cumplir las acciones encomendadas y de rendir cuantas de su ejecución a la autoridad correspondiente, esta implica que toda unidad administrativa y sus miembros deben responder por el ejercicio de la autoridad.
- Tramo de control: es el número de unidades administrativas que dependen directamente de un órgano superior.
- Comunicación: es un proceso reciproco en el que las unidades y las personas intercambian información con un propósito determinado. La comunicación formal ocurre entre individuos o unidades y se basa en el puesto o la jerarquía que ocupan, las actividades encomendadas o los niveles jerárquicos y procedimientos determinados por la organización, con el fin de coordinar las acciones de manera efectiva, la informal se basa en el intercambio de información fuera de los canales y procedimientos.
Cambio Organizacional: La organización debe desarrollar su capacidad de autocritica para que centre su atención en un proceso de cambio planeado más que en problemas particulares. Es decir una organización no puede basarse de que funciona bien y no necesita cambio alguno sin antes hacer una evaluación para saber como esta operando. De esta manera el cambio se entrega a la cultura organizacional y la autocritica pasa a formar parte de un estilo natural de administrar. La percepción que representa un concepto para ver los problemas con los objetivos y oportunidades que puedan surgir para realizar un proceso de cambios.
- El sistema estructural.
- La naturaleza general de las tareas.
- El nivel de desempeño.
- El clima general de innovación en la organización.
- El manejo inteligente de los recursos.
- El efecto esperado respecto de pasados esfuerzos de cambios.
Procesos:
Es necesario considerar el proceso como una forma de organizar el trabajo para generar valor.
Es recomendable conocer los componentes de un proceso para lograr este propósito, también su relación con los sistemas y su comportamiento, asi como las características y ventajas que ofrece su empleado.
Dentro de los componentes básicos de un proceso están:
- Insumos que responden a estándares de calidad definidas.
- Medios de recepción y atención para procesarlas.
- Un producto o servicio resultante.
- Indicadores de control y desempeño.
- Fronteras o límites de cobertura.
-Para lograr una adecuada gestión de los procesos deben tomarse en cuenta
- Revisar las restricciones de un enfoque funcional.
- Identificar los procesos claves.
- Organizar las acciones conforme a las mejores condiciones para desahogar el trabajo y la percepción del cliente.
- Designar responsabas del proceso.
- Monitorear y ajustar el comportamiento de los procesos.
- Evaluar la calidad de los productos y servicios que generan.
- Brindar un valor agradado.
El uso inteligente de los procesos facilita a una organización reducir sus costos y el tiempo de atención a clientes, aumentar la calidad de sus productos y servicios, flexibilizarse, fortalecer su capacidad de respuesta, impulsar la creatividad e innovación y mejorar de manera ostensible su desempeño.
Reducción, aumento y tamaño correcto de la estructura:
El empleo de estas técnicas permite valorar los componentes de la estructura al ir delineándola mientras se analizan procesos, funciones, cargas de trabajo y la capacidad de respuesta de la organización.
v La reducción de estructura (Downsizing).
v El aumento de tamaño (Upsizing).
v El tamaño correcto de la organización (Rightsizing).
Dentro de las principales causas que obligan a la organización a emplear esta técnica son las siguientes:
- Presión de la competencia.
- Nuevas tendencias y estrategias.
- Tecnología de la información.
- Deficiente gestión gerencial.
Estrategia: En un proceso de reorganización administrativa debe considerarse necesario el marco estratégico, el cual define la forma en que se integran la base de acción y la ruta fundamental para el empleo de recursos que sigue una organización para infundir sentido a su quehacer.
Por tal razón debe considerarse la estrategia como:
- La concentración, porque influye en fuertes reducciones de personal.
- La diversificación, en tanto que incide en el recorte de personal.
- La integración vertical, debido a que tiene diferentes efectos en la plantilla de personal.
- La fusión, puesto que implica que dos organizaciones deciden unirse para enfrentar conjuntamente la competencia real o amenaza de competencia.
- La adquisición, por construir una vía para que grandes corporaciones adquieran organizaciones consolidadas en un país o región como forma de penetración en ese mercado.
- La alianza estratégica o convenio de cooperación, ya que las organizaciones se coordinan por una necesidad mutua y comparten riesgos con fin de alcanzar un objetivo común.
Formulación del diagnóstico: El diagnóstico es, en muchos sentidos, la plataforma que permite a una organización analizar y sistematizar la información de su realidad para determinar la naturaleza y magnitud de sus necesidades e identificar los elementos más trascendentes de su forma de operar.
El marco de trabajo: Con base en el diagnóstico debe definirse un marco de trabajo que interrelacione procesos con funciones en forma coordinada y coherente.
Integración del proyecto de reorganización: Una vez que se dispone de todos los elementos de juicio para llevar a cabo la reorganización, el comité directivo del cambio, apoyado por el equipo o subcomité técnico operativo, debe estructurar el proyecto con las siguientes informaciones:
- Exposición de motivos.
- Justificación.
- Antecedentes.
- Responsables.
- Mecanismos de coordinación.
- Objetivos.
- Estrategia.
- Indicadores.
- Acciones.
- Recursos. Gracias a Juan Matías Nolasco por colaborarnos esta información…
